Уже год после начала пандемии мир живет в новых условиях, где с помощью дистанционных способов связи мы стараемся оперативно и быстро решать текущие задачи. Мы все начали проводить многочисленные встречи, онлайн-дискуссии, тренинги, демонстрируя при этом взаимную поддержку и сотрудничество в различных областях. Судебные и внесудебные способы урегулирования споров также начали переходить в онлайн-режим. Google статистика показывает, что за период пандемии словосочетание «ODR (Онлайн урегулирование споров)» было в поисковом запросе 146,000,000 раз.

Поэтому и онлайн-медиация как один из способов внесудебного урегулирования споров все чаще становится не экспериментальным явлением, а обычной процедурой для лиц, которые решили воспользоваться этим способом. Каждый медиатор понимает, что сохранение конфиденциальной информации является одной из важных задач в медиации. Более того, это и сфера ответственности медиатора перед сторонами. Как же обеспечить гарантии процесса онлайн-медиации, какие инструменты стоит использовать для успешной реализации процесса в дистанционном формате?

Перед каждым медиатором каждый раз возникает ряд вопросов, которые нужно решить еще до начала проведения медиации:

Прежде всего, на какой платформе или каких платформах будет проводиться процедура медиации? Zoom, Skype, Google Hangouts, Microsoft Teams, Webex, FaceTime: какие особенности и достаточно ли они защищены.

Например, если стороны и медиатор согласовали, что будет использоваться ZOOM для медиации, то следует использовать зал ожидания. Медиатор сможет контролировать вход всех «приглашенных» участников медиации. Также стоит знать, что в ZOOM существует функция «отключение звука участников». Медиатор может выключать звук у того участника, если во время медиации раздается отвлекающий или нежелательный звук. Кроме этого, медиатор может выключать и видео у конкретного участника. Если стороны не согласовали передачу файлов через ZOOM, то медиатор может выключить передачу файлов. Отдельно важно согласовать со сторонами, каким образом будет осуществляться управление экраном: будет только медиатор транслировать собственный экран либо возможно стороны также будут задействованы в этот процесс. Относительно чата в ZOOM, то его следует использовать исключительно для согласования технических вопросов. Не использовать материалы и информацию в чате, если об этом не оговорено заранее. Для гарантий сохранения конфиденциальной информации обязательно необходимо защищать свою встречу паролем. Очень важно, чтобы в рамках ZOOM-сессий было применено такой же уровень защиты для сторон, как и во время оффлайн-встреч.

ZOOM, конечно, не является идеальным инструментом, но вполне удобным и простым механизмом для организации медиации. Вместе с тем, стороны и медиатор не ограничены в выборе только этой платформы. В случае если есть другие наработанные варианты для организации онлайн-медиации, то можно использовать любой из них. Главное – это обсудить со сторонами преимущества и недостатки каждой из платформы. Например, если стороны для медиации решили выбрать Microsoft Teams, то это неплохой инструмент сотрудничества, который предназначен для улучшения коммуникации в рамках одной компании, но менее полезен для проведения сессий в медиации. В частности, в Microsoft Teams отсутствуют некоторые усовершенствованные функции конференц-связи, такие как совместный доступ к нескольким экранам.

Во-вторых, возникает вопрос: каким образом стороны будут иметь доступ к использованию документов, которые они нарабатывают в процедуре медиации? Обмен документами может также обсуждаться при выборе платформы для медиации, но может быть и самостоятельным предметом дискуссии. Стороны должны определиться: будут ли документы передаваться путем загрузки файлов через платформу видеоконференций, или отправлены по электронной почте, возможно что они будут демонстрироваться медиатором на его экране. Документооборот также является частью конфиденциальности процесса медиации, а решение вопроса об обеспечении доступа к этим документам – это предмет ответственности медиатора.

В-третьих, сторонам должно быть сообщено, что они не имеют права записывать сессию и транслировать сессию медиации. Хотя, конечно, участники медиации могут записывать личные сеансы на скрытые сотовые телефоны и записывать телефонные звонки с помощью различных устройств. Однако стоит в договорном порядке предусмотреть особенности ответственности и сторон за такие действия, а также возможность для избегания ответственности для медиатора, который сделал все возможное, чтобы предостеречь стороны не совершать запись процедуры медиации.

Кроме того, необходимо выяснить у сторон: кто потенциально может слушать или подслушать сессию или часть сессии? То есть, стороны должны быть уведомлены о конфиденциальности процесса медиации. Об этом стоит отметить в договоре о медиации или в договоре о неразглашении конфиденциальной информации, а также дополнительно проговорить во время подготовительной сессии.

Другой вопрос, который также возникает перед началом медиации: каким образом стороны будут подписывать документы и оказывать свое согласие на отдельные действия в рамках медиации? Одним из вариантов выхода из ситуации может быть электронная цифровая подпись.

В подготовке к любой медиации (онлайн или офлайн) медиаторы стараются проводить много времени со сторонами будущей медиации, чтобы достичь максимально успешного результата уже во время медиации. Успех онлайн-медиации и избегание цифровых рисков при проведении медиации зависит от медиатора и самих сторон. Для минимизации всех возможных угроз следует детализировать отдельные пункты в договоре на проведение медиации или определять все тонкости онлайн-медиации в договоре о неразглашении конфиденциальной медиации.

Конечно, онлайн-формат медиации совсем не похож на офлайн, но это вполне логичный выход из ситуации в условиях пандемии, о дате окончания которой мы, к сожалению, не можем еще говорить. Кроме того, это и предполагаемое развитие нашего ближайшего будущего, а также возможность сотрудничества с международными рынками. Поэтому, чем раньше мы поймем особенности использования формата дистанционной связи в медиации, тем быстрее мы будем создавать новые условия для дальнейшего развития самой медиации и развития общества в целом. Помните, что любой кризис – это всегда новые возможности и стоит их вовремя увидеть и реализовать.